p

Wat als er niet wordt betaald

“Anders verkoop je toch gewoon de boot?” Die zin uit een oude televisiereclame kent iedereen nog wel. Veel kleine ondernemers moeten regelmatig alles uit de kast halen om hun openstaande facturen te incasseren. Zelf kun je daar ook nog veel aan doen.

Een goed factureringsproces begint bij een goede factuur. Een goede factuur moet voldoen aan een aantal voorwaarden. Zo moet je altijd je volledige bedrijfsgegevens vermelden – denk aan KvK- en btw-nummer – en mogen de factuurdatum en betalingstermijn ook niet ontbreken. Zolang je hierop duidelijk vermeldt op welke dag je de factuur hebt verstuurd en wanneer de betaling uiterlijk binnen moet zijn, kan daar later nooit onduidelijkheid over bestaan.

Een gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen. Je zou hiervan eventueel kunnen afwijken door een andere termijn op te nemen in je algemene voorwaarden of hierover op voorhand duidelijke afspraken te maken met je klant en deze vast te leggen op papier. Zo sta je later – mocht je toch te maken krijgen met een wanbetaler – juridisch gezien sterker.

Als je je debiteur een volledige factuur hebt gestuurd en je na het verstrijken van de deadline nog geen geld hebt mogen ontvangen, is de tijd gekomen om een eerste betalingsherinnering te versturen. Het gaat hier dan slechts om een ‘friendly reminder’. Zorg er dus voor dat je een normale en zakelijke brief opstelt, waarin je je klant of opdrachtgever in kwestie vriendelijk verzoekt om de betaling alsnog zo spoedig mogelijk te voldoen. Het kan immers gebeuren dat iemand je factuur wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien. Het noemen van een nieuwe betalingsherinnering is niet nodig, omdat de geadresseerde vaak al beseft dat hij of zij in gebreke is gebleven en de factuur alsnog zo snel mogelijk zal betalen.

Het versturen van een betalingsherinnering is vaak een goede manier om een uitblijvende betaling alsnog te ontvangen, maar een garantie dat een klant of opdrachtgever ook het bedrag ook daadwerkelijk overmaakt op je rekening is het natuurlijk niet. Blijft de betaling vooralsnog uit, dan heb je alle recht om telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Wellicht dat je rond deze tijd je geduld langzaam maar zeker aan het verliezen bent, maar het is belangrijk om ook in dit gesprek zakelijk en beleefd te blijven.

Stel je nu voor dat je je potentiële wanbetaler onmogelijk telefonisch te pakken kan krijgen. Of de betreffende klant of opdrachtgever komt een mondelinge belofte om de betaling alsnog te voldoen gewoonweg niet na. Hoe dan ook: als het bedrag niet alsnog binnen afzienbare tijd wordt bijgestort op je rekening, is het zaak om zo snel mogelijk een tweede betalingsherinnering te sturen. Lastig, maar wel noodzakelijk: ook in deze tweede officiële brief is het van belang dat je een zakelijke én beleefde toon blijft hanteren, maar neem hierin wel een duidelijke waarschuwing op. Geef aan dat, tenzij de wanbetaler de situatie snel en adequaat oplost, je genoodzaakt bent verdere stappen te ondernemen.

Nog steeds geen betaling? Dan is de tijd gekomen om een incassobureau in te schakelen. Hierbij stellen zij de debiteur officieel ‘in gebreke’. Stuur de wanbetaler een derde officiële brief, waarin je hem of haar informeert dat je een incassobureau hebt ingeschakeld en dat je de vordering via dwangmiddelen zal laten innen. Vergeet ook niet te vermelden dat alle bijkomende kosten voor rekening van de geadresseerde zullen komen. Kom je er dan nog niet uit, dan lijkt de gang naar de rechter onvermijdelijk, maar dat komt slechts zeer zelden voor.

Sorry, the comment form is closed at this time.

Related Posts